Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai

Latar Belakang Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya. Dalam hal ini akan membahas siklus pendapatan (daur penjualan) yang merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai

Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai. Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan pada asumsi bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar ke kasir.

Dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai

·         Faktur penjualan tunai (FPT)
Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, yaitu:
lembar 1 akan diberikan kepada pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran barang kepada kassa,  lembar 2 akan diserahkan kepada bagian pembungkus beserta barangnya sebagai perintah penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kassa dan sekaligus sebagai slip pembungkus yang akan ditempel di pembungkus barang sebagai identitas barang, dan
 lembar 3 yang akan diserahkan ke bagian order penjualan yang akan dijadikan sebagai arsip sementara berdasarkan nomor urutnya sebagai pengendali apabila terjadi kejanggalan transaksi penjualan.

·         Pita Register kas
Dokumen yang dihasilkan oleh mesin register kas yang dioperasikan oleh bagian kassa setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang dan juga sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas.

 Fungsi-fungsi dalam  Penjualan Tunai

·         Penjualan Tunai
Adapun yang menjadi fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut :

a. Bagian Order Penjualan
Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian kassa.
b. Bagian Kassa
Funsi ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur.
c. Bagian Pembungkus
Funsi ini membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar dengan faktur yang telah dilunasi.
d. Bagian Akuntansi
Fungsi ini mencatat transaksi penjualan tunai pada catatan harian jurnal umum atau jurnal khusus penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang secara periodik serta membuat laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen.

Prosedur penjualan tunai

a.        Prosedur order penjualan

Dalam proses order penjualan, bagian order penjualan berperan dalam menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar yang akan didistribusikan masing-masing satu kepada pembeli sebagai bukti pembayaran ke bagian kassa, dikirmkan ke bagian gudang, dan untuk bagian order penjualan sendiri sebagai arsip dokumentasi yang akan disimpan menurut nomor urut faktur.

b. Prosedur penerimaan kas

Penerimaan kas dilakukan oleh bagian kassa bersamaan setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan tunai dari pembeli sekaligus mengoperasikan mesin cash register sehingga menghasilkan bukti cash register yang akan ditempelkan pada faktur yang telah dibubuhkan cap lunas dan diserahkan kembali kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang.

c. Prosedur penyerahan barang

Proses penyiapan barang ditangani oleh bagian gudang setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan sesuai dengan kuantiítas yang sebenarnya sekaligus pencatatannya kedalam kartu gudang yang akan diserahkan ke bagian pengiriman
d. Prosedur pencatatan kas
Pencatatan kas ditangani oleh departemen akuntansi dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas setelah menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri oleh pita register kas dari bagian pengiriman barang.

A. Fungsi yang terkait dalam perancangan sistem informasi akuntansi penjualan

1.      Fungsi Kas

Fungsi bertugas menerima kas dari pembeli.

2.  Fungsi Gudang

Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.

3.  Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan.

4.  Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.

B.    Dokumen yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut :

1.   Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

2.   Bukti Setor Bank

Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank

     3.   Rekap Harga Pokok Penjualan

Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.

C.  Catatan yang Digunakan

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan adalah:

1.  Jurnal Penjualan

Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara kredit maupun tunai.

2.  Jurnal Umum                                                             

Jurnal Umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.

3.  Kartu Persediaan.

Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

Penjualan pada toko Spare Parts Motor Kebon Jeruk

Penggambaran masing-masing bagian :

1.      Pembeli :

·         Mencatat no spare part, nama spare parts atau membuka catalog spare parts yang akan dibeli.

·         Memberikan no spare parts,nama spare parts kepada bagian penjualan

·         Menerima harga HET (harga eceran tertinggi) kepada pembeli dari penjual

·         Menerima data spare parts, nama spare parts seperti : kode/no.spare parts, tanggal produksi dan pembuat/pabrikan

·         Menerima barang langsung dari penjual jika barang tidak dikirim (diambil langsung)

2.      Penjual :

·         Menerima data no.spare parts , nama spare parts yang diinginkan pembeli

·         Memberikan informasi seperti harga dan pabrikan pembuat

·         Menghubungi bagian penyimpanan spare parts, nama spare parts (gudang) dalam pengambilan akan ketersediaannya barang

·         Menerima barang dari bagian gudang sesuai permintaan pembeli

3.      Penyimpanan spare parts (gudang):

·         Menerima data spare parts, nama spare parts yang diinginkan pembeli dari penjual

·         Menyiapkan barang pesanan yang telah dipesan oleh pembeli

·         Menyerahkan spare parts, nama spare parts sesuai no. pemesanan kepada bagian penjualan

4.      Akuntansi :

·         Menerima nota penjualan tunai dari bagian penjualan

·         Membuat laporan penjualan rangkap dua

·         Memberikan laporan penjualan kepada owner(pemilik) bengkel

·         Penyimpanan laporan penjualan

5.      Pemilik(pemimpin):

·         Menerima hasil laporan asli penjualan

Sumber :

Toko Bengkel Spare parts motor Kebon Jeruk

http://tjiaieming.blogspot.com/2012/04/sistem-informasi-akuntansi-penjualan.html

http://gerytrisaputra.blogspot.com/2010/11/sistem-informasi-akuntansi-penjualan.html

http://elib.unikom.ac.id

http://teebriz.blogspot.com/2012/04/siklus-penjualan-tunai-dan-kredit.html