CBIS

Pemakaian sistem informasi

Meningkatnya penggunaan komputer menjadi perhatian yang semakin besar, terutama pengaruhnya terhadap etika dan sosial di masyarakat pengguna. Di satu sisi, perkembangan teknologi komputer sebagai sarana informasi memberikan banyak keuntungan. Salah satu manfaatnya adalah bahwa informasi dapat dengan segera diperoleh dan pengambilan keputusan dapat dengan cepat dilakukan secara lebih akurat, tepat dan berkualitas.

Namun, di sisi lain, perkembangan teknologi informasi, khususnya komputer menimbulkan masalah baru. Secara umum, perkembangan teknologi informasi ini mengganggu hak privasi individu. Bahwa banyak sekarang penggunaan komputer sudah di luar etika penggunaannya, misalnya: dengan pemanfaatan teknologi komputer, dengan mudah seseorang dapat mengakses data dan informasi dengan cara yang tidak sah. Belum lagi ada sebagian orang yang memanfaatkan komputer dan internet untuk mengganggu orang lain dengan tujuan sekedar untuk kesenangan serta hobinya. Adapula yang memanfaatkan teknologi komputer ini untuk melakukan tindakan kriminal. Bukan suatu hal yang baru bila kita mendengar bahwa dengan kemajuan teknologi ini, maka semakin meningkat kejahatan dengan memanfaatkan teknologi informasi ini.

Pada perkembangannnya, beberapa faktor negatif terjadi berkaitan dengan penggunaan sistem informasi oleh manusia, mengingat dalam menggunakan komputer, pengguna berhubungan dengan sesuatu yang tidak tampak. Dibalik kecepatan, kecermatan dan keotomatisan dalam memproses pekerjaan, ternyata teknologi informasi memuat dilema-dilema etis sebagai akibat sampingan dari adanya unsur manusia sebagai pembuat, operator dan sekaligus penggunanya.

Terdapat fakta-fakta yang mengindikasikan bahwa mayoritas penjahat komputer adalah mereka yang masih muda, cerdas dan kebanyakan laki-laki. Kemampuan mereka dalam menerobos bahkan merusak system semakin maju seolah kejar-mengejar dengan perkembangan proteksi yang dibuat untuk melindungi sistem tersebut. Berbagai macam bentuk fraud mengiringi pemakaian sistem informasi semisal pembelian barang melalui internet dengan menggunakan kartu kredit bajakan.

Manusia sebagai pembuat, operator dan sekaligus pengguna system tersebutlah yang akhirnya menjadi faktor yang sangat menentukan kelancaran dan keamanan sistem. Hal-hal inilah yang kemudian memunculkan unsur etika sebagai faktor yang sangat penting kaitannya dengan penggunaan sistem informasi berbasis komputer, mengingat salah satu penyebab pentingnya etika adalah karena etika melingkupi wilayah-wilayah yang belum tercakup dalam wilayah hukum. Faktor etika disini menyangkut identifikasi dan penghindaran terhadap unethical behavior dalam penggunaan sistem informasi berbasis komputer.

Identifikasi terhadap unethical behavior melibatkan unsur-unsur didalam dan diluar diri manusia sebagai atribut-atribut yang mempengaruhi perilaku manusia. Atribut-atribut karakteristik demografi manusia seperti umur, gender, tingkat kecerdasan, disamping nilai-nilai agama dan keluarga adalah unsur internal yang dimaksud. Sedangkan lingkungan sekitar seperti struktur organisasi, budaya dan situasi sekitar adalah faktor eksternal yang ikut menentukan perilaku manusia.

CBIS

Computer Based Information System  (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi   Berbasis   Komputer   merupakan   sistem   pengolah   data   menjadi   sebuah   informasi yang berkualitas dan  dipergunakan   untuk  suatu  alat  bantu  pengambilan   keputusan. Beberapa  istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya.

Data

Banyak terdapat pengertian data yang dirangkum dari berbagai sumber. Bagian ini akan mengutip tiga pengertian data dari sudut pandang yang berbeda-beda.

1. Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum”  yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan.

2. Dari sudut pandang bisnis, terdapat pengertian data bisnis sebagai berikut : “Business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces”.

Jadi data, dalam hal ini disebut sebagai data bisnis, merupakan deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.

3. Pengertian yang lain mengatakan bahwa “data is the description of things and events that we face”. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.

Jadi   pada   intinya,   data   merupakan   kenyataan   yang   menggambarkan   suatu   kejadian   dan   merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

Informasi

Berikut juga akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.

1. Menurut   Gordon   B.   Davis   dalam   bukunya  Management   Informations   System   :   Conceptual Foundations,   Structures,   and   Development    menyebut   informasi   sebagai   data   yang  telah   diolah

menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam

keputusan sekarang maupun masa depan.

2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan   bahwa   informasi   merupakan   sesuatu   yang   menunjukkan   hasil   pengolahan   data   yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam  bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise   mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan  hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu   kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk   pengambilan suatu keputusan.

Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar sub- sistemnya, sistem  informasi  akan  mampu  menyediakan   informasi   yang  berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Berbasis Komputer

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer.   Sistem   Informasi   yang   akurat   dan   efektif,   dalam   kenyataannya   selalu berhubungan dengan istilah “computer-based”  atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

MANAJEMEN INFORMASI

Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, nonmanajer,

serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan

perusahaan. Manajer berada pada semua tingkat organisasi perusahaan, dan

dalam semua area bisnis. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran,

supaya berhasil dalam aktivitasnya manajer memerlukan keahlian dalam

komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer

(computer literate), tetapi yang lebih penting mereka perlu mengerti informasi

(information literate).

Manajer harus mampu melihat bahwa unit yang berada di bawah

kendalinya merupakan suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan

berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan atau lembaga adalah

suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu

sistem konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi

yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.

Penjelasan di atas dapat dipertegas dengan ilustrasi sebagai berikut:

Manajer perusahaan berskala kecil dengan aset yang belum begitu besar, dan

sumber daya manusia terbatas, misalnya sebuah kios, masih mampu mengelola

usahanya dengan mengamati aktiva-aktiva berwujudnya seperti barang

dagangan, cash register, ruangan, dan bahkan arus pelanggan. Pada saat skala

operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan

pekerja, dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi

dapat mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi.

Manajer memanfaatkan banyak laporan atau informasi untuk memahami atau

mengetahui kondisi fisik perusahaan. Sehingga dapat dibayangkan betapa

mudahnya seorang direktur memahami seluruh kondisi perusahaan dalam sesaat

dengan memanfaatkan informasi, sekaligus mengandalkan informasi tersebut

untuk pengambilan keputusan.

Dengan demikian para manajer menyadari sepenuhnya bahwa informasi

merupakan suber daya yang sangat berharga, sehingga perlu dikelola sebaikbaiknya,

hal ini senada dengan pendapat Wahyudi Kumorotomo ((2001:2) yang

menjelaskan bahwa semakin banyak organisasi atau perusahaan yang

mencurahkan perhatian utamanya pada penciptaan informasi yang bermanfaat

bagi manajemen, namun yang lebih penting lagi adalah bahwa hanya

perusahaan atau organisasi yang mampu mencari dan mendapatkan informasi

secara efektif yang akan berhasil. Lebih jauh Reymond McLeod (2004:3)

menjelaskan tentang pentingnya sumber daya inforamsi, dengan memasukkan

informasi ke dalam lima jenis utama sumber daya, yaitu: manusia, material,

mesin (termasuk fasilitas dan energi), uang, dan informasi (termasuk data).

Tugas manajer adalah mengelola kelima sumber daya tersebut agar dapat

digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang

pertama memiliki wujud (kasat mata), sehingga secara fisik dapat disentuh,

dikelola dan dimanfaatkan secara langsung. Sumber daya tersebut dikenal

dengan istilah sumber daya fisik, sedangkan sumber daya yang ke lima yaitu

informasi, hanya memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk atau

wujudnya. Sumber daya informasi disebut juga dengan sumber daya konseptual.

Para manajer dituntut agar dapat menggunakan sumber daya konseptual untuk

mengelola sumber daya fisik.

Terkait dengan pendapat di atas Wahyudi Kumorotomo (2001:9)

menjelaskan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting dan harus

mendapat perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efekti.

Kemudian yang dimaksud dengan unsur atau komponen pembentuk organisasi

adalah bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal

yang bersifat abstrak atau konseptual.

Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan pada saat

diperlukan. Pada proses penyusunan sumber daya mengharuskan kegiatan

pengubahan bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih siap digunakan,

menjadi lebih halus, tepat ukuran, akurat, pasti, dan sebagainya.

Proses pengolahan atau penyusunan sumber daya menjadi lebih baik

tersebut, memerlukan biaya mahal, sehingga setelah sumber daya tersebut

disusun seorang manajer dituntut untuk memaksimalkan penggunaan sumber

daya dalam kegiatan manajemennya. Selanjutnya manajer harus meminimalkan

biaya dan waktu yang terbuang untuk perbaikan sumber daya dengan cara

menjaga berfungsinya sumber daya secara kontinyu pada titik efisiensi puncak.

Manajer baru melakukan penggantian sumber daya tersebut pada saat kritis,

sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa sumber daya terdiri dari

sumber daya fisik dan sumber daya konseptual. Manajer harus mampu

mengelola kedua sumber daya tersebut. Mengelola sumber daya konseptual

dalam hal ini informasi tidak semudah mengelola sumber daya fisik, karena

obyek yang dikelola hanya merupakan representasi dari suatu benda berujud

atau bahkan hanya sebuah fenomena yang hanya dapat dirasakan, didengar

atau dicium baunya. Dengan demikian dibutuhkan personal yang memahami

value added dari sebuah sumber daya konseptual, agar model dan cara

pengelolaannya tepat. Manajer harus memahami bahwa lahirnya sebuah

informasi melalui tahapan yang cukup rumit, sehingga mampu memfasilitasi

personal yang bertugas mengelola sumber daya konseptual.

Fasilitas yang disediakan harus mencakup semua proses pengelolaan

informasi mulai dari pengumpulan data mentah, sampai pada kegiatan proses

data menjadi sebuah informasi yang berguna. Informasi tersebut selanjutnya

akan didistribusikan kepada pihak-pihak dalam organisasi yang layak menerima,

dalam bentuk yang tepat, saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan secara

optimal. Akhirnya manajer akan membuang atau memusnahkan informasi yang

tidak berguna untuk diganti dengan informasi yang lebih mutakhir dan akurat.

Kegiatan tersebut harus dilakukan oleh personal pengelola sumber daya

konseptual dengan dukungan fasilitas yang memadai. Seluruh aktivitas tersebut

mulai dari memperolah informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan

membuangnya pada saat tidak dibutuhkan lagi, dengan dukungan fasilitas yang

memadai oleh Reymond McLeod (2004:4) disebut dengan istilah manajemen

informasi.

Sumber: www.google.com

Informasi Bagi Organisasi

Definisi Informasi

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan: informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan. Sedangkan George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna. Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.

Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari data-data tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan

George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu:

1. Tujuan si penerima

Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya.

2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data

penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya info harus dipertahankan.

3. Waktu

Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri.

4. Ruang dan tempat

Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.

5. Bentuk

Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya.

6. Semantik

Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir.

Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula.

Tidak semua data merupakan informasi. Ada kantor-kantor yang menyimpan data-data atau catatan yang sebenarnya tidak ada gunanya. Sebaliknya informasi yang diperlukan dilengkapi dengan data.
sumber ; www.google.com