Perusahaan manufaktur adalah suatu jenis indusri yang memproduksi atau mengolah suatu bahan dan menjadikannya suatu barang baru. Dalam proses produksi ini biasanya menggunakan alat dan teknologi. Karena itulah banyak yang berpendapat bila industri atau perusahaan jenis ini selalu dinamakan pabrikasi. Maka dari itu bagan atau bagian struktur organisasi perusahaan manufaktur merupakan alur dari suatu proses produksi barang.
Bagian Struktur Organisasi Perusahaan Manufaktur
Biasannya struktur organisasi perusahaan manufaktur yang terpenting terdiri dari beberapa bagian yang diantaranya adalah :
1. Kepala atau pimpinan
Ini adalah struktur organisasi perusahaan manufaktur yang tertinggi. Bagian ini merupakah pihak yang bertanggung jawab terhadap segala bentuk operasional atau berjalannya roda perusahaan.
2. Bagian penyediaan bahan
Sebelum melakukan proses produksi tentu harus disediakan bahan yang diperlukan. Maka bagian struktur organisasi perusahaan manufaktur inilah yang bertanggung jawab terhadap tugas ini. Mulai dari bahan dasar atau pokok serta bahan tambahan untuk melakukan produksi semua di bawah kendali bagian ini.
3. Bagian alat produksi
Ini juga merupakan bagian dari struktur organisasi perusahaan manufaktur yang cukup penting peranannya. Tugasnya adalah menyediakan serta memelihara keawetan alat atau mesin yang digunakan untuk melakukan proses produksi. Dan bukan hanya menyediakan, mereka yang masuk bagian ini juga punya tanggung jawab bila ada alat produksi yang mengalami kerusakan atau gangguan.
4. Bagian keuangan
Bagian struktur organisasi perusahaan manufaktur yang satu ini punya tanggung jawab terhadap keuangan untuk operasional perusahaan. Tugasnya tentu saja adalah mengatur manajemen keuangan mulai dari belanja rutin untuk produksi dan keperluan perusahaan yang lain.
5. Bagian produksi
Ini merupakan bagian struktur organisasi perusahaan manufaktur yang sangat vital. Karena hampir 80% kegiatan dari perusahaan manufaktur berfokus pada kegiatan produksi. Untuk itulah bagian produksi ini biasanya juga masih terbagi lagi dalam beberapa sub bagian. Misalnya :
• Bagian pra produksi
Bertugas menyiapkan bahan yang dibutuhkan dan telah disediakan oleh bagian penyediaan bahan.
• Bagian produksi
Bagian ini tugasnya adalah melakukan proses produksi yang merubah suatu bahan menajdi barang jadi yang siap untuk digunakan.
• Bagian kontrol kualitas
Tugas dari bagian ini adalah melakukan pengecekan apakah barang hasil produksi mereka telah sesuai dengan standar kualitas yang telah ditentukan atau sesuai dengan pemesanan dari konsumen.
• Bagian paska produksi
Bagian ini biasanya juga masih terdiri dari sub bagian lagi. Misalnya bagian pengepakan, penyimpanan dan lain lain.
6. Bagian personalia
Seperti pada perusahaan yang lain, bagian struktur organisasi perusahaan manufaktur ini juga bertugas memanajemen atau mengatur para tenaga kerja. Tugasnya adalah menempatkan karyawan sesuai dengan keahlian yang dikuasai atau dimiliki. Selain itu produktifitas tenaga kerja juga menjadi tanggung jawab dari bagian ini.
7. Bagian penjualan
Meski tidak ikut dalam proses produksi, namun bagian dari struktur organisasi perusahaan manufaktur ini juga punya pengaruh yang besar terhadap kemajuan perusahaan. Karena dari bagian inilah hasil produksi perusahaan bisa dijual atau dipasarkan.
Sejarah manufaktur
Kata manufaktur berasal dari bahasa Latin manus factus yang berarti dibuat dengan tangan. Kata manufacture muncul pertama kali tahun 1576, dan kata manufacturing muncul tahun 1683. Manufaktur, dalam arti yang paling luas, adalah proses merubah bahan baku menjadi produk. Proses ini meliputi (1) perancangan produk, (2) pemilihan material, dan (3) tahap-tahap proses dimana produk tersebut dibuat. Pada konteks yang lebih modern, manufaktur melibatkan pembuatan produk dari bahan baku melalui bermacam-macam proses, mesin dan operasi, mengikuti perencanaan yang terorganisasi dengan baik untuk setiap aktifitas yang diperlukan. Mengikuti definisi ini, manufaktur pada umumnya adalah suatu aktifitas yang kompleks yang melibatkan berbagai variasi sumberdaya dan aktifitas sebagaiberikut:
- Perancangan Produk - Pembelian - Pemasaran
- Mesin dan perkakas - Manufacturing - Penjualan
- Perancangan proses - Production control - Pengiriman
- Material - Support services - Customer service
Hal-hal di atas telah melahirkan disiplin ilmu tentang teknik manufaktur. Sesuai dengan definisi manufaktur, keilmuan teknik manufaktur mempelajari perancangan produk manufaktur dan perancangan proses pembuatannya serta pengelolaan sistem produksinya (sistem manufaktur). Meskipun teknik manufaktur pada berbagai perguruan tinggi memiliki ke-khas-an sendiri-sendiri namun selalu ada bagian yang sama pada jurusan-jurusan tersebut. Keilmuan teknik manufaktur selalu berbasis kepada aktifitas pembuatan produk manufaktur yang melibatkan berbagai aktifitas dan sumberdaya seperti yang telah diuraikan di atas.
Jika dicermati, bidang ilmu teknik manufaktur sesungguhnya merupakan sinergi (gabungan yang saling menguatkan) dari jurusan teknik mesin dan teknik industri. Dari teknik mesin diadopsi ilmu-ilmu yang terkait dengan perancangan produk dan perancangan proses pembuatan, sedangkan dari teknik industri diadopsi ilmu-ilmu yang terkait dengan pengelolaan sistem di industri manufaktur (industri yang menghasilkan produk manufaktur). Dengan demikian akan ada beberapa matakuliah yang bisa dijumpai terdapat pada ketiga jurusan tersebut (overlapping).
Karena sinergi tersebut, di beberapa perguruan tinggi yang belum memiliki teknik manufaktur sebagai jurusan tersendiri, keilmuan teknik manufaktur biasanya menjadi bagian dari jurusan teknik mesin atau teknik industri. Dengan demikian banyak bidang ilmu di kedua jurusan tersebut yang juga dipelajari di jurusan teknik manufaktur.
Seperti yang telah dituliskan sebelumnya, teknik manufaktur berhubungan dengan produk-produk manufaktur. Yang dimaksud produk manufaktur di sini adalah produk-produk yang pembuatannya melalui berbagai proses manufaktur. Sebagai ilustrasi, mari kita perhatikan dan kita periksa beberapa obyek di sekitar kita: arloji, kursi, stapler, pensil, kalkulator, telpon, panci dan pemegang lampu. Kita segera akan menyadari bahwa semua obyek tersebut mempunyai bentuk yang berbeda. Benda-benda tersebut tidak akan bisa kita jumpai ada di alam ini sebagaimana seolah-olah tersedia begitu saja di ruangan kita. Benda-benda tersebut telah ditransformasikan (diciptakan/dibuat) dari berbagai material dan dirakit hingga menjadi benda-benda yang kita pergunakan sehari-hari.
Beberapa obyek terdiri dari satu komponen, seperti paku, baut, kawat, gantungan baju. Namun demikian, kebanyakan obyek – mesin pesawat terbang (ditemukan tahun 1939), ballpoint (1938), panggangan roti (1926), mesin cuci (1910), AC (1928), lemari es (1931), mesin fotocopy (1949), dan semua jenis mesin, serta ribuan produk lainnya - dibangun dari perakitan sejumlah komponen yang terbuat dari berbagai jenis material. Semua komponen tersebut dibuat melalui berbagai proses yang disebut manufaktur (manufacturing). Di samping produk-produk akhir tersebut, manufaktur juga melibatkan aktifitas dimana produk yang dibuat dipergunakan untuk membuat produk. Produk tersebut adalah mesin-mesin yang dipakai untuk membuat berbagai macam produk. Misalnya mesin press untuk membuat plat lembaran menjadi bodi mobil, mesin-mesin untuk membuat komponen, atau mesin jahit untuk memproduksi pakaian. Aspek yang sama pentingnya adalah perbaikan dan perawatan (service and maintenance) mesin-mesin tersebut selama umur hidupnya.
Contoh Permasalahan Dalam Pengembangan Produk Manufaktur
Sebagai contoh permasalahan di dalam perancangan dan pembuatan produk manufaktur, berikut ini diilustrasikan bagaimana permasalahan di dalam perancangan dan pembuatan paper clip. Paper clip, benda yang sangat sederhana yang kita jumpai sehari-hari, dikembangkan pertamakali oleh Johan Vaaler, seorang warganegara Norwegia dan menerima hak paten pada tahun 1901.
Anggaplah bahwa kita akan memproduksi paper clip. Sebelum proses produksi berlangsung, langkah pertama adalah merancang paper clips tersebut. Pada proses merancang produk tersebut, berbagai pertanyaan akan muncul, material jenis apa yang akan dipilih untuk membuat produk tersebut? Apakah material logam atau non logam seperti plastik? Jika dipilih logam, logam jenis apa? Jika dipilih material kawat, berapakah diameternya? Apakah penampangnya harus berbentuk bundar atau ada yang berbentuk lain? Jika kehalusan permukaan kawatnya penting, seberapa kasar seharusnya? Bagaimana caranya membentuk paper clip dari kawat tersebut? Apakah ditekuk dengan tangan atau dengan menggunakan alat bantu? Jika diperlukan, mesin apa yang harus dirancang atau dibeli untuk membuat memproduksinya? Jika sebagai perusahaan mendapatkan order 100 buah clip atau 1 juta clip, apakah pendekatan manufakturnya akan berbeda?
Kekakuan dan kekuatan juga tergantung kepada diameter kawat dan desain klip. Termasuk di dalam proses perancangan adalah pertimbangan-pertimbangan seperti jenis (style), penampilan fisik (appearance) dan kehalusan permukaan dari clip tersebut. Perhatikan, misalnya, bahwa beberapa jenis klip memiliki goresan di permukaannya, untuk memberikan gaya tekan yang lebih baik.
Setelah menyelesaikan perancangan, material yang cocok harus dipilih. Pemilihan material memerlukan pengetahuan tentang kebutuhan akan fungsi dan pemakaian produk tersebut, dan ini mengarahkan kepada pemilihan material yang tersedia secara ekonomis untuk memenuhi tuntutan tersebut pada harga yang sedapat mungkin paling murah. Pemilihan material juga melibatkan pertimbangan akan ketahanannya terhadap korosi, karena clip seringkali dipegang dan kontak dengan kotoran serta gangguan lingkungan lainnya. Perhatikan, kadang-kadang ada bekas karat akibat yang ditinggalkan oleh clip pada kertas yang disimpan pada waktu yang lama.
Banyak hal tentang clip ini yang harus ditanyakan. Apakah material yang dipilih bisa menahan lekukan (bending) pada saat proses pembuatan, tanpa retak atau patah? Bisakah kawat dipotong tanpa mengakibatkan keausan pada pisaunya? Akankah bekas potongannya halus atau meninggalkan permukaan yang tajam?
Akhirnya, metode pembuatan apakah yang paling ekonomis pada laju produksi yang diperlukan, sehingga kompetitif di pasar dan menghasilkan keuntungan. Selanjutnya, metode pembuatan yang tepat dengan perkakas yang tepat, mesin dan peralatan harus dipilih untuk membentuk kawat menjadi paper clip.
Contoh di atas adalah contoh berbagai masalah di dalam produksi suatu produk yang relatif sederhana, pada produk-produk lain mungkin akan dijumpai masalah-masalah yang jauh lebih rumit. Terutama bila produk tersebut melibatkan teknologi tinggi dan diproduksi dalam jumlah banyak sehingga melibatkan banyak mesin, fasilitas maupun tenaga kerja. Sebuah mobil, misalnya, terdiri dari sekitar 15.000 komponen, pesawat terbang transport C-5A terbuat dari lebih dari empat juta komponen dan pesawat Boeing 747-700 terbuat dari enam juta komponen. Semuanya dibuat dengan bermacam-macam proses yang disebut manufaktur (manufacturing). Dengan demikian bisa dibayangkan luasnya area industri manufaktur, mulai dari yang paling sederhana hingga yang paling canggih. Bagi kebanyakan negara industri, manufaktur merupakan tulang punggung perekonomian. Sebagai aktifitas ekonomi manufaktur menyumbang 20 hingga 30% nilai dari produk dan jasa yang dihasilkan di suatu negara.
Kenyataan itu telah membuktikan bahwa peluang sarjana teknik manufaktur masih terbentang luas.
Tipe dan struktur organisasi
Pengorganisasian Kegiatan Produksi Dalam Sebuah Industri Manufaktur.
Pembahasan tidaklah berkaitan dengan struktur organisasi produksi yangsecara jelas umumnya mengambil tipe struktur organisasi lini dan staff melainkan akan menyangkut langkah-langkah pembuatan produk.
Langkah-langkah dalam siklus manufaktur bisa berbeda-beda tergantung dari tipe industri, produk yang dibuat(macam dan jumlah), skala industri, dan atau gaya manajemen yang diaplikasikan. Secara umum, fungsi aktifitas yang tetap ditunjukan dalam bagan siklus manufaktur akan sering dijumpai dalam sebuah industri manufaktur dalam membuat produk.
Penjualan dan Pemasaran.
Perintah untuk melaksanakankegiatan produksi untuk mengolah material menjadi sebuah produk yang diinginkan umumnya akan diformulasikan oleh departemen Penjualan dan Pemasaran dari sebuah perusahaan Hal ini akan direalisasikan melalui satu dari tiga cara berikut :
• Pelanggan akan memesan untuk dibuatkan suatu rancangan produk sesuai dengan spesifikasi kebutuhannya.
• Pelanggan akan membeli satu ataulebih dari produk yang dibuat secara bebas(standard) atau tidak perlu menunggu datangnya pesanan terlebih dahulu.
• Suatu pesanan yang didasarkan pada suatu ramalan kebutuhan dari suatu produk tertentu dimasa yang akan datang. Disini ramalan akan dibuat oleh staf bagian pemasaran yang bekerja secara koordinatif dengan bagian perencanaan dan pengendalian produksi.
Perancangan Produk.
Bilamana produk harus dibuat sesuai dengan spesifikasi khusus yang dikehendaki oleh pemesan, maka disini rancangan produkakan sangat etrgantung atau harus disiapkan oleh kustomer itu sendiri, hal ini bisa dijumpai dalam kasus job order. Sebaliknya bila rancangan produk tersebut merupakan patent atau hak milik maka disini industri manufaktur berkewajiban dan bertanggung jawab untuk merancang dan mengembangkannya.
Teknik Produksi.
Bagian Teknik Produksi dari sebuah industri manufaktur akan memiliki 4 tanggung jawab pokok yaitu :
• Memberikan saran dan rekomendasi teknis bagi departemen perancangan produk (R&D) tentang bisa/mudah tidaknya sebuah rancangan produk pada saat akan diwujudkan.
• Menetapkan langkah-langkah proses produksi yang diperlukan untuk membuat sebuah produk/komponen.
• Menetapkan spesifikasi dan rancangan teknis dari perkakas dan alat-alat bantu lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.
• Bertindak sebagai trouble shooting.
Teknik Industri.
Fungsi dari bagian ini adalah untuk menetapkan metoda kerja dan waktu standard untuk setiap altifitas produksi. Maksud dari penetapan metoda kerja disini adalah untuk mendapatkan cara terbaik untuk melaksanakan suatu tugas dan kemudian menstandardkannya. Selain menetapkan metoda kerja dan waktu standard, maka fungsi dan tanggungjawab dari bagian teknin industri menyangkut pula masalah-masalah program pengurangan biaya, perbaikan atau peningkatan produktifitas, studi tentang tata letak fasilitas produksi, proyek-proyek riset operasional dan lain-lain.
Perencanaan Dan Pengendalian Produksi.
Produk yang harus dibuat haruslah diterjemahkan dalam bentuk “master schedule” yang mana secara spesifik master schedule akan memberikan informasi mengenai berapa banyak jumlah unit dari masing-masing produk (komponen) yang harus dibuatkan dan kapan masing-masing harus dikirim.
Selain menyusun master schedule maka tugas dan tanggung jawab lainnya dari bagian ini adalah melaksanakan aktifitas-aktifitas :
• Perencanaan kebutuhan.
• Penjadwalan.
• Penyebaran.
• Ekspedisi (penjadwalan ulang)
Proses manufaktur.
Proses manufakturing merupakan proses untuk merubah bentuk(transformasi) bahan baku menjadi produk jadi.
Pengendalian Kualitas.
Bagian pengendalian kualitas bertanggung jawab untuk menjamian agar supaya kualitas dari produk dan komponen-komponennya bisa memenuhi standard yang telah dispesifikasikan oleh perancangnya.
Pengiriman dan Pengendalian Persediaan.
Langkah terakhir dar siklus manufakturing adalah berupa aktifitaspengiriman (shipping) dan pendistribusian produk langsung ke konsumen yang memerlukan atau menyimpan produk tersebut didalam gudang sebagai persediaan (inventory).
Klasifikasi Proses Produksi Berdasarkan Jumlah Produk Yang Dihasilkan.
Dalam kaitannya denga jumlah ataupun volume produksi yang dihasilkan, industri manufakturing dapat diklasifikasikan kedalam 3 tipe yaitu :
• Job Shop Production.
• Batch Production.
• Mass Production.
Job Shop Production.
Job Shop Production seringkali pula disebut sebagai industri yang bekerja berdasarkan pesanan (job order). Disini jumlah atau volume produksi yang dihasilkan seringkali rendah dan umumnya digunakan untuk memenuhi pesanan yang spesifik dan oleh karena itu disini banyak variasi pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh industri semacam ini.
Batch Production.
Industri kategori ini akan membuat produk dalam jumlah atau volume dengan skala medium size. Sejumlah produk dalam hal ini bisa dibuat hanya sekali atau bisa juga diproduksi pada interval waktu tertentu.
Mass Production.
Tipe produksi masal yang diaplikasikan untuk menghasilkan produk dalam jumlah besar tapi relatif sejenis. Disini cendrung untuk menggunakan mesin dan peralatan produksi yang spesial yang mampu menghasilkan produk dengan laju produksi yang tinggi.
Bergerak dalam bidang
Seiring dengan perkembangan teknologi, di Indonesia telah banyak berdiri sejumlah perusahaan manufaktur yang terus bekerja keras memproduksi barang untuk memenuhi setiap kebutuhan masyarakat Indonesia yang berperan sebagai konsumen.
Perusahaan manufaktur adalah sebuah industri yang bekerja untuk menghasilkan suatu barang yang sesuai dengan kebutuhan konsumen, di mana proses produksi dilakukan untuk mengubah bahan baku/mentah menjadi barang jadi atau siap untuk digunakan. Proses produksi itu sendiri dilakukan secara mekanis atau fisik, dan melibatkan sejumlah peralatan modern.
Sampai hari ini, banyak sekali produk olahan yang kita nikmati berasal dari perusahaan manufaktur. Mulai dari makanan, pakaian, maupun barang lain yang memang kita butuhkan sehari-hari. Kita memang tidak bisa lepas dari peran perusahaan manufaktur, di mana mereka berfungsi sebagai produsen dan kita tinggal menikmati hasil akhirnya.
Contoh Perusahaan Manufaktur
Berikut ini adalah beberapa nama-nama perusahaan manufaktur yang ada di Indonesia dan terdaftar di BEI (Bursa Efek Indonesia).
• PT. Indofood Sukses Makmur Tbk
Nama Indofood pastilah nama perusahaan manufaktur yang sudah tidak asing lagi di telinga masyarakat Indonesia. Perusahaan ini memang masuk ke dalam daftar nama perusahaan di BEI. Sudah sangat banyak produk makanan dan minuman yang diproduksi oleh perusahaan ini.
Misalnya beberapa merk mie instan, berbagai makanan ringan atau snack, sampai beberapa merk minuman terkenal di dunia yang produksinya dipercayakan pada perusahaan manufaktur yang satu ini.
• PT. Aqua Golden Mississipi Tbk
Produk minuman Aqua bisa dibilang merupakan produk AMDK (air minum dalam kemasan) yang merajai pasaran di Indonesia. Produk ini sendiri muncul sejak tahun 1973 dan sudah menjadi merk generik untuk produk air kemasan.
• PT. Unilever Indonesia Tbk
Perusahaan manufaktur yang satu ini sebenarnya adalah milik orang Belanda, namun di Indonesia pun produk-produk Unilever bisa ditemukan dengan mudah di toko atau supermarket.
Perusahaan ini menghasilkan banyak jenis produk yang dibutuhkan orang dalam kesehariannya. Misalnya sabun mandi, deterjen, makanan, minuman, bahkan sampai produk-produk kosmetik untuk kecantikan.
• PT. Ultrajaya Milk Industry Tbk
Perusahaan manufaktur ini bergerak dalam bidang produksi minuman. Merk ini sendiri pastilah sudah cukup dikenal oleh masyarakat luas. Perusahaan yang berdiri tahun 1975 ini berpusat di Kabupaten Bandung. Contoh hasil produksinya adalah susu Ultra Milk, Teh Kotak, atau Sari Kacang Ijo.
• PT. Mustika Ratu Tbk
Nama perusahaan manufaktur yang satu ini pasti tidak asing, terutama bagi wanita. Mustika Ratu adalah perusahaan yang menghasilkan berbagai macam produk kecantikan atau kosmetik dan berpusat di Jakarta.
Perusahaan yang berdiri sejak tahun 1970 ini telah memproduksi banyak kosmetik dan telah diekspor ke beberapa negara. Produk-produk kecantikan tersebut berupa bedak, pembersih muka, lipstik, dan lain-lain.
Sumber ; google
Selasa, 15 Maret 2011
organisasi tipe dan struktur/skema organisasi
Tipe organisasi dan struktur/skema organisasi
Tipe organisasi ada 4 macam yaitu :
1. Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah
o Organisasi masih kecil
o Jumlah karyawan sedikit
o Spesialisasi kerja masih kecil
Keuntungannya adalah :
o Mudah dimengerti dan dilaksanakan
o Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas
o Merupakan jenis organisasi yang stabil
o Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat
o Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal
Kerugiannya adalah :
o Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang
o Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris
o Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas
o Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar
1. Tipe organisasi Fungsional
Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Keuntungan Tipe ini adalah :
o Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli
o Ada koordinasi yang baik
o Memudahkan dalam pengawasan
Kerugian tipe ini adalah :
o Banyak mengeluarkan biaya tambahan
o Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik
o Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.
1. Tipe organisasi Garis dan Staf
Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar struktur orgasnisasi tersebut.
2. Tipe Organisasi Fungsional dan Staf
Tipe ini adalah perpaduan antara tipe orrganisasi garis, fungsional dan staf.
TATA HUBUNGAN ATAU KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi adalah suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia yang menyampaikan ide-ide, gagasan, pendapat dan informasi dari seseorang kepada pihak lain. Komunikasi terdiri dari 5 unsur yaitu :
1. comunicator atau orang yang menyampaikan informasi.
2. comunican atau orang yang menerima informasi
3. message atau pesan / informasi
4. Saluran atau alat/media yang dipakai untuk menyampikan informassi
5. umpan balik
Chanen / Saluran ada tiga ( 3 ) yaitu :
1. Sederhana seperti surat, pengumuman dll.
2. Semi sederhana seperti telepon, televisi dll
3. Canggih seperti Siklus internet
CARA DAN ALAT YANG DAPAT DIPERGUNAKAN UNTUK KOMUNIKASI
1. wawancara
2. rapat kerja
3. konferensi / pertemuan
4. pembicaraan lewat telepon
5. melalui mas media
6. melalui media elektronik
7. surat edaran, papan pengumuman, plakat, laporantahunan, surat
8. siklus internet
KOMUNIKASI KANTOR YANG BERSIFAT KEDALAM
Komunikasi kantor yang bersifat kedalam dapat dibedakan dua macam yaitu :
1. Hubungan tegak / vertikal
Prosed penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinankepada bawahannya atau dari bawahan kepada pimpinan.
2. Hubungan datar / horizontal
Hubungan antara para pejabat atau para bawahan pada tingkat atau jenjang yang sederajat.
6 AZAS YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT LAPORAN TERTULIS DENGAN BAIK.
1. Jelas : yang ditulis secara ringkas dengan bhasa yang baik dan mudah dibaca.
2. ketetapan : Laporan harus tetap memperbincangkan bidang permasalahan yang ditentukan dan tidak boleh menyimpang.
3. Kelengkapan : Laporan sebaiknya harus lengkapdari semua segi yang perlu disampaikan
4. Tepat waktu : Laporan harus disampaikan tepat pada waktu yang ditentukan
5. kemungkinan penyelarasan :Laporan yang baik mengakui timbulnya pandangan-pandangn yang berbeda terhadap permasalahan yang dilaporkan.
6. Minat : laporan yang baik hendaknya bersih dari perkataan-perkataan yang tidak berguna. Sehingga dapat menimbulkan minat dan mempertahankan perhatian pembacanya.
HUBUNGAN KELUAR DENGAN MASYARAKAT ATAU
HUMAN RELATION
Pada umumnya hubungan ini dilakukan dengan instansi-instansi pemerintah atau lembaga-lembaga sosial atau pemakai jasa konsumen dan rakyat secara umum.
PEDOMAN UNTUK MELAKUKAN USAHA-USAHA PUBLIK RELATION.
* Hubungan masyarakat selalu didasarkan atas pelaksanan tugas pokok oleh organisasi tersebut
* Rencanakanlah hubungan dengan dengan sebaik baiknya untuk mensukseskan tujuan organisasi tersebut.
* Hubungan masyarakat hendaknya diperkuat dengan mendapat penghargaan masyarakat.
* Keluhan-keluhan atau komplain dari orang-orang betapapun kecilnya bagi organisasi hendaknya diperhatikan sepenuhnya dan mengusahakan tindakan perbaikan.
* Jika ada saran-saran dari masyarakat untuk kebaikan atau kesempurnaanhendaknya diterima dengan sikap terbuka.
PENATAAN RUANG KANTOR
Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :
1. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.
2. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
Contoh penataan ruang yang buruk
Contoh Penataan kantor yang baik
PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
AZAS-AZAS PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK
1. Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
2. Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .
3. azas penggunaansegenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.
4. Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.
1. Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
o Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing2
o Komunikasinya menggunakan bottom-top communication sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang2
o Masing2 bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing2 dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka
o Pergerakan dan komunikasi tiap2 bagian masih tersekat2
o Biasanya ditemukan pada organisasi2 yang memproduksi barang
:: Functional Organization Structure ::
2. Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
o Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan
o Masing2 kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi2nya
o Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek terhadap proyeknya juga mudah
o Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing2 proyek
o Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek
o Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi
o Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi
:: Project/Divisional Organization Structure ::
3. Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
o Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan
o Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek
o Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai
o Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional
o Ada keterlibatan stakeholder yang kuat
o Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDA”
o Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan
o Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :
Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.
Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.
Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.
:: Matrix Organization Structure ::
• Bentuk Organisasi Garis
Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Kebaikannya;
1. Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
2. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
3. Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.
Keburukannya;
1. Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
2. Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
• Bentuk Organisasi Fungsional
Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.
Kebaikannya;
1. Pembidangan tugas-tugas jelas.
2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
3. Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
Keburukannya;
1. Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
2. Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.
• Bentuk Organisasi Garis dan Staff
Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kebaikannya;
1. Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
2. Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
3. Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.
Keburukannya;
1. Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
2. Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.
• Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff
Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.
Sumber; google
Tipe organisasi ada 4 macam yaitu :
1. Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah
o Organisasi masih kecil
o Jumlah karyawan sedikit
o Spesialisasi kerja masih kecil
Keuntungannya adalah :
o Mudah dimengerti dan dilaksanakan
o Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas
o Merupakan jenis organisasi yang stabil
o Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat
o Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal
Kerugiannya adalah :
o Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang
o Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris
o Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas
o Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar
1. Tipe organisasi Fungsional
Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Keuntungan Tipe ini adalah :
o Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli
o Ada koordinasi yang baik
o Memudahkan dalam pengawasan
Kerugian tipe ini adalah :
o Banyak mengeluarkan biaya tambahan
o Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik
o Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.
1. Tipe organisasi Garis dan Staf
Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar struktur orgasnisasi tersebut.
2. Tipe Organisasi Fungsional dan Staf
Tipe ini adalah perpaduan antara tipe orrganisasi garis, fungsional dan staf.
TATA HUBUNGAN ATAU KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi adalah suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia yang menyampaikan ide-ide, gagasan, pendapat dan informasi dari seseorang kepada pihak lain. Komunikasi terdiri dari 5 unsur yaitu :
1. comunicator atau orang yang menyampaikan informasi.
2. comunican atau orang yang menerima informasi
3. message atau pesan / informasi
4. Saluran atau alat/media yang dipakai untuk menyampikan informassi
5. umpan balik
Chanen / Saluran ada tiga ( 3 ) yaitu :
1. Sederhana seperti surat, pengumuman dll.
2. Semi sederhana seperti telepon, televisi dll
3. Canggih seperti Siklus internet
CARA DAN ALAT YANG DAPAT DIPERGUNAKAN UNTUK KOMUNIKASI
1. wawancara
2. rapat kerja
3. konferensi / pertemuan
4. pembicaraan lewat telepon
5. melalui mas media
6. melalui media elektronik
7. surat edaran, papan pengumuman, plakat, laporantahunan, surat
8. siklus internet
KOMUNIKASI KANTOR YANG BERSIFAT KEDALAM
Komunikasi kantor yang bersifat kedalam dapat dibedakan dua macam yaitu :
1. Hubungan tegak / vertikal
Prosed penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinankepada bawahannya atau dari bawahan kepada pimpinan.
2. Hubungan datar / horizontal
Hubungan antara para pejabat atau para bawahan pada tingkat atau jenjang yang sederajat.
6 AZAS YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT LAPORAN TERTULIS DENGAN BAIK.
1. Jelas : yang ditulis secara ringkas dengan bhasa yang baik dan mudah dibaca.
2. ketetapan : Laporan harus tetap memperbincangkan bidang permasalahan yang ditentukan dan tidak boleh menyimpang.
3. Kelengkapan : Laporan sebaiknya harus lengkapdari semua segi yang perlu disampaikan
4. Tepat waktu : Laporan harus disampaikan tepat pada waktu yang ditentukan
5. kemungkinan penyelarasan :Laporan yang baik mengakui timbulnya pandangan-pandangn yang berbeda terhadap permasalahan yang dilaporkan.
6. Minat : laporan yang baik hendaknya bersih dari perkataan-perkataan yang tidak berguna. Sehingga dapat menimbulkan minat dan mempertahankan perhatian pembacanya.
HUBUNGAN KELUAR DENGAN MASYARAKAT ATAU
HUMAN RELATION
Pada umumnya hubungan ini dilakukan dengan instansi-instansi pemerintah atau lembaga-lembaga sosial atau pemakai jasa konsumen dan rakyat secara umum.
PEDOMAN UNTUK MELAKUKAN USAHA-USAHA PUBLIK RELATION.
* Hubungan masyarakat selalu didasarkan atas pelaksanan tugas pokok oleh organisasi tersebut
* Rencanakanlah hubungan dengan dengan sebaik baiknya untuk mensukseskan tujuan organisasi tersebut.
* Hubungan masyarakat hendaknya diperkuat dengan mendapat penghargaan masyarakat.
* Keluhan-keluhan atau komplain dari orang-orang betapapun kecilnya bagi organisasi hendaknya diperhatikan sepenuhnya dan mengusahakan tindakan perbaikan.
* Jika ada saran-saran dari masyarakat untuk kebaikan atau kesempurnaanhendaknya diterima dengan sikap terbuka.
PENATAAN RUANG KANTOR
Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :
1. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.
2. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
Contoh penataan ruang yang buruk
Contoh Penataan kantor yang baik
PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
AZAS-AZAS PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK
1. Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
2. Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .
3. azas penggunaansegenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.
4. Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.
1. Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
o Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing2
o Komunikasinya menggunakan bottom-top communication sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang2
o Masing2 bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing2 dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka
o Pergerakan dan komunikasi tiap2 bagian masih tersekat2
o Biasanya ditemukan pada organisasi2 yang memproduksi barang
:: Functional Organization Structure ::
2. Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
o Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan
o Masing2 kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi2nya
o Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek terhadap proyeknya juga mudah
o Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing2 proyek
o Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek
o Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi
o Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi
:: Project/Divisional Organization Structure ::
3. Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
o Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan
o Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek
o Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai
o Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional
o Ada keterlibatan stakeholder yang kuat
o Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDA”
o Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan
o Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :
Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.
Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.
Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.
:: Matrix Organization Structure ::
• Bentuk Organisasi Garis
Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Kebaikannya;
1. Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
2. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
3. Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.
Keburukannya;
1. Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
2. Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
• Bentuk Organisasi Fungsional
Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.
Kebaikannya;
1. Pembidangan tugas-tugas jelas.
2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
3. Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
Keburukannya;
1. Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
2. Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.
• Bentuk Organisasi Garis dan Staff
Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kebaikannya;
1. Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
2. Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
3. Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.
Keburukannya;
1. Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
2. Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.
• Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff
Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.
Sumber; google
Langganan:
Postingan (Atom)